Firma elettronica e dati contabili

Firma elettronica e dati contabili

I documenti contabili e la firma elettronica: Chi è l’Assassino?
di Fulvio Sarzana di S.Ippolito
Avvocato
Studio Legale Sarzana & Partners
www.lidis.it

Con la pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale n 27 del 3 febbraio 2004 del Decreto del Ministero dellíEconomia del 23 gennaio 2004, sono state dettate le norme per la conservazione informatica dei dati contabili. Il provvedimento, lungamente atteso, affronta finalmente il problema della archiviazione informatica delle scritture contabili e pi˘ in generale di documenti rilevanti a fini tributari sollevato da pi˘ di 10 anni (dalla prima legge Tremonti del 1994), che però non ha mai ricevuto una regolamentazione di dettaglio.
La norma riveste uní importanza fondamentale per le aziende perchË elimina il paradosso secondo cui líarchiviazione dei dati contabili possa avvenire in forma elettronica (su un cd o un dischetto per intenderci), ma la conservazione degli stessi debba avvenire in forma cartacea per tutto il periodo previsto per líaccertamento fiscale (

Oggi, quindi, uníazienda puÚ conservare su dischetto o compact disc o DVD i dati contabili e, se usa la firma elettronica qualificata e rispetta le regole che líAIPA (oggi CNIPA) ha stabilito con la delibera 42/2001 (peraltro in fase di aggiornamento), puÚ anche ìbuttare la cartaî, poichË a richiesta degli organi competenti puÚ esibire il documento informatico con piena validit‡ legale.

In verit‡, la rivoluzione odierna gi‡ era possibile, in linea teorica, in virt˘ di disposizioni precedenti, quale líart. 6, comma 1, del DPR 445/2000 ìTU sulla documentazione amministrativaî il quale prevede che le pubbliche amministrazioni ed i privati hanno facolt‡ di sostituire i documenti dei propri archivi con la loro riproduzione su supporto fotografico, su supporto ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la conformit‡ dei documenti agli originali; ma LíAmministrazione finanziaria, evidentemente, non aveva ancora deciso di ìrinunciareî alla carta per le scritture contabili.
Uní importante modifica riguarda anche il pagamento dellíimposta di bollo che viene quantificato sulla base di un parametro presuntivo: líinteressato, infatti, comunicher‡ allíufficio delle entrate un numero di documenti da sottoporre allíimposta di bollo nel corso dellíanno, pagando la relativa somma,ed entro un anno potr‡ presentare, se a credito, la richiesta di rimborso o di compensazione.
Entrando nel merito della disposizione, si rileva subito come, seguendo líimpostazione in uso da 10 anni a questa parte nel settore delle nuove tecnologie, la norma si apra con una serie di definizioni relative alle firme elettroniche.
Nonostante il richiamo alle diverse firme (come si ricorder‡, la disciplina delle firme elettroniche ha subito diversi cambiamentinormativi, culminati con il D.lgs di recepimento della Direttiva sulle firme elettroniche n.10 del 2002, che ipotizza tipi di firma diversi dalla cd firma elettronica semplice alla firma digitale) la norma fa subito intendere come il concetto di base della archiviazione e conservazione dei dati contabili sia il concetto di ìsottoscrizione elettronicaî e, poichË la sottoscrizione elettronica viene definita al punto b dellíart 1, secondo comma, come ìLíapposizione della firma elettronica qualificataî, appareovvio comprendere che questi adempimenti debbano essere adottati con firma elettronica qualificata e non con firma elettronica semplice.
Se la soluzione appare soddisfacente per la realizzazione della piena informatizzazione delle attivit‡ aziendali legate agli adempimenti tributari, qualche dubbio sorge per quanto riguarda il coordinamento con le norme esistenti.
Líart 10, secondo comma, del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000 n. 445 ìTesto unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativaî statuisce infatti che ì Il documento informatico, sottoscritto con firma elettronica, soddisfa il requisito legale della forma scritta. Sul piano probatorio il documento stesso Ë liberamente valutabile, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualit‡ e sicurezza. Esso inoltre soddisfa l’obbligo previsto dagli articoli 2214 e seguenti del codice civile e da ogni altra analoga disposizione legislativa o regolamentareî.

Ai sensi dell’art. 2214 del Codice Civile l’imprenditore che esercita un’attivit‡ commerciale deve tenere il libro giornale, il libro degli inventari e le altre scritture contabili richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa.
Fino allíemanazione dellíodierno decreto, e sulla base di queste norme, si Ë creduto che una qualsiasi firma elettronica (ivi compresa, ad es password e ID), associata ad un documento informatico, potesse essere valida ad asseverare i dati della contabilit‡ aziendale, mentre oggi ci si rende conto che non Ë pi˘ cosÏ poichË, per líAmministrazione finanziaria líunico documento informatico contabile valido Ë quello sottoscritto con firma qualificata.
Sia detto per inciso la firma qualificata ha invece una differente efficacia e diversi presupposti, secondo quanto affermato dallo stesso Art 10 del TU: Il documento informatico, quando Ë sottoscritto con firma digitale o con un altro tipo di firma elettronica avanzata, e la firma Ë basata su di un certificato qualificato ed Ë generata mediante un dispositivo per la creazione di una firma sicura, fa inoltre piena prova, fino a querela di falso, della provenienza delle dichiarazioni da chi l’ha sottoscritto.
Le considerazioni sopra esposte fanno sorgere un dubbio:
1) A cosa serve la firma elettronica semplice prevista dallíart 10, secondo comma, del dPR 445 del 2000, espressamente prevista per la tenuta dei libri contabili, per il rinvio che la stessa norma fa allíart 2214 del codice civile, se il decreto odierno non ne prevede líuso e anzi prescrive líutilizzo della cd firma qualificata?

E allora sorgono spontanee ulteriori domande e cioË:
1 se la firma elettronica semplice non esiste per il legislatore o non Ë considerata abbastanza sicura, perchË Ë stata introdotta e subito ìdimenticataî da norme successive?
2 chi e perchË, vuole eliminare, senza lasciare traccia, la firma elettronica ìsempliceî?

Insomma, chi Ë líAssassino ?

Fulvio Sarzana di S.Ippolito,
Avvocato
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